Что учесть при переходе на электронное делопроизводство

К сожалению, неудачных практик внедрения электронного кадрового делопроизводства гораздо больше, чем успешных. Однако не каждый, кто потратил уйму времени и денег на построение электронного делопроизводства признается, что проект оказался провальный или, как говорят «с минусовой рентабельностью».

Поэтому, решив перейти на электронное делопроизводство в кадрах, важно учитывать индивидуальные особенности именно вашей компании, а не доводы:

• «у всех уже все внедрено, одни мы отстающие»;

• «если в компании Х внедрили, значит, и мы можем» и т. д.

Обсудим, какие вопросы проекта учесть, чтобы не допустить его провала.

Содержание   Организация электронного делопроизводства: с чего начать Электронное кадровое делопроизводство: факторы при внедрении

Организация электронного делопроизводства: с чего начать

Когда руководство подало идею и распорядилось внедрить электронный документооборот, – спорить с ним сложно. Однако аргументировать и обосновать реальную стоимость такого проекта и его сложности (как технического, так и управленческого характера) – обязательно нужно. При этом важно учесть определенные факторы.

Изучите цели, признаки, суть и преимущества ЭДО и узнайте ошибки при его внедрении. Выясните, когда вместо него следует применять электронное взаимодействие.

Какие документы нельзя вести электронно, подскажет консультант по трудовому праву.

Электронное кадровое делопроизводство: факторы при внедрении

Выделяют четыре основных фактора, которые нужно учесть при переходе на ЭДО. Разберем их по порядку.

Фактор 1: бюджет для перехода на ЭДО. Бюджет в первую очередь зависит от того, с помощью какой информационной системы вы будете выстраивать свое электронное делопроизводство. Есть два варианта:

• своя информационная система;

• единый цифровой портал «Работа в России».

Своя информационная система может быть как полностью собственной наработкой внутренней службой ИТ, так и закупленной у внешних провайдеров.

Каждый из вариантов должен быть оценен не только с точки зрения бюджета, но и других ключевых факторов, значимых для компании. К примеру:

• количества пользователей;

• гибкости при изменении;

• видов электронных подписей и т. д.

Фактор 2: наличие квалификации у внутренних специалистов для внедрения и сопровождения ЭДО: ИТ, управления персоналом, юридической службы, бухгалтерии и др. Речь идет о проектной команде и ключевых пользователях электронного документооборота. Команда, которая имеет необходимую квалификацию может как ускорить и оптимизировать процесс перехода на электронное делопроизводство, так и разрушить идею в ее зачатке. Часто именно эта команда становится основным саботажником внедрения проекта даже на его конечных стадиях или уже после внедрения. «Разработали (купили), внедрили, а ничего не работает,» – стандартная проблема многих компаний.

Фактор 3: специфика компании. Этот фактор включает в себя:

• наличие дистанционных работников, их количество, особенности взаимодействия;

• численность, возраст и квалификационный уровень персонала;

• возможность обеспечения доступа сотрудников к техническим средствам ЭКДО;

• сложившаяся система делопроизводства, условия коллективного договора, ЛНА;

• отрасль (специфика отраслевого законодательства).

Фактор 4: возможность защитить информацию. Речь идет об информации, отнесенной:

• к государственной тайне (при ее наличии);

• коммерческой тайне организации (при ее наличии),

• персональным данным – с учетом требований действующего законодательства.

Это важный вопрос. Даже один из самых важных. Он же будет влиять и на бюджет. Нет смысла реализовывать проект с целью сократить трудозатраты, если возникает критический риск потери информации, защищенной законодательством.

Важно! Компания с офисными работниками и промышленный завод будут по-разному внедрять электронное делопроизводство. Одинаковых рекомендаций для таких компаний быть не может. Поэтому нужно учитывать индивидуальные факторы, как персонала, так и специального законодательства.

Совет Не гонитесь за модным явлением по внедрению электронного документооборота. Для начала и как минимум – оцените факторы при его внедрении.

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, управляющий партнер Компании «Митрофанова и партнеры»

Обратитесь в экспертную компанию для успешного перехода на ЭДО. Избегите управленческих ошибок, правовых и финансовых рисков. Доверьте построение алгоритма перевода кадровых процессов в электронный формат профессионалам.