7 шагов как выявить нарушение ТК РФ в компании

Как самостоятельно провести аудит трудового законодательства в компании? Самый простой вариант – использовать проверочные листы, утвержденные Рострудом (Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20, далее – Приказ № 20). Этот документ – не что иное, как готовый список вопросов для самопроверки. Уже сейчас вы можете изучить их, сформировать перечень актуальных тем, классифицировать по ним документы компании и провести внутренний аудит.

В ходе такой самопроверки вы сможете проинспектировать соблюдение ТК в вашей компании, а также выявить и устранить нарушение Трудового кодекса раньше сотрудника Роструда. Как сделать это эффективно и оперативно, мы обсудим в статье.

Проверочные листы Роструда

Приказ № 20 ввел новый список проверочных листов. С одной стороны, уменьшилось их количество со 132 до 78. С другой – появились новые и увеличился перечень вопросов по некоторым темам. Таким образом, в списках стало больше конкретики.

Проверочные листы Роструда повсеместно будут применяться только с 2023 года, поскольку на весь 2022 год введен временный мораторий на плановые проверки (ПП РФ от 10.03.2022 № 33, Федеральный закон от 08.03.2022 № 46-ФЗ).

Список проверочных листов по группам для самостоятельного аудита скачайте по ссылке

Изучить проверочные листы и провести по ним внутренний аудит важно каждому работодателю уже в 2022 с целью:

• снять риски административной ответственности, если исправить (прекратить) нарушение за один год до их выявления;
• успеть избежать нарушений, так как многие процедуры требуют значительной подготовки;
• сформировать образ «добросовестного работодателя», снизить риски высоких санкций или периодичность проверок.

Подробно о проверочных листах Роструда и аргументах «за» предварительную самопроверку компании по ним, вы узнаете в нашей статье.

Проводим аудит трудового законодательства

Каждая проверка – это алгоритм действий и процедур. Она всегда проводится в несколько этапов: от изучения и классификации документов до оформления ее итогов и устранения нарушений. Проверка кадровых документов по проверочным листам также состоит из четко установленных шагов, независимо от того, проводите вы аудит самостоятельно или прибегаете к помощи профессионалов. Рассмотрим каждый шаг аудита подробно.

Шаг 1. Формируем индивидуальный перечень проверочных листов

Прежде всего, изучите все проверочные листы и выберите из общего списка те, которые относятся к вашей организации. Обязательно включите в аудит проверочные листы по блоку № 1 – 15 (374 вопроса для проверки), а также проверочные листы из блока № 2 по охране труда. Проанализируйте, какие категории работников есть в вашей организации из блока № 3. Определите, относится ли ваша компания к одной из специальной сфер, отраженной в блоке № 4.

Шаг 2. Составляем перечень кадровых документов, которые необходимо проверить исходя из списка проверочных листов

Классифицируйте документы вашей организации на группы по темам проверочных листов. В перечень актов компании для проверки должны быть включены:

• все локальные нормативные акты;
• трудовые договоры, в том числе льготных категорий, и дополнительные соглашения к ним;
• приказы по личному составу;
• личные дела (при наличии);
• трудовые книжки, отчеты по форме СЗВ-ТД, поданные в Пенсионный фонд;
• графики работы (сменности);
• табели учета рабочего времени;
• расчетные листы;
• заявления работников;
• уведомления работодателя и др.

Шаг 3. Определяем роли работников компании при проведении самопроверки (самый сложный этап)

Так как речь идет о внутреннем аудите, то проводить его по общему правилу должно уполномоченное лицо, которое:

• имеет соответствующую квалификацию,
• максимально объективно в своих действиях: то есть, не зависит от мнения специалистов, которые непосредственно оформляют кадровые документы (нужно исключить предвзятость).

Идеально, если в компании создана отдельная служба внутреннего аудита. При ее отсутствии можно на основании распоряжения работодателя (приказа) наделить работника (работников) из штата организации полномочиями провести самопроверку. Также возможно воспользоваться услугами стороннего аудита, который проводят специализированные организации (ст. 779 ГК РФ).

Шаг 4. Выявляем все нарушения по проверочным листам

На этом этапе важно найти:

• нарушения по предоставленным документам;
• перечень необходимых документов, которых в компании не оказалось, а также вопросы, по которым из-за этого не удалось подтвердить соблюдение требований законодательства.

Шаг 5. Распределяем нарушение ТК РФ работодателем по степени риска

Выявив нарушения, важно их сгруппировать по категориям риска (Роструд), которые возникают у компании в результате проверки контролирующими органами. Для этого можно использовать методологию, по которой определяют Роструд-риски, и его 10-бальную шкалу оценки категории риска для каждого нарушения.

Условно нарушения можно разделить по видам рисков и вопросам. А именно – установить, какие нарушения могут привести:

• к наступлению уголовной ответственности (например, по оплате труда, по охране труда);
• к рискам дисквалификации компании сроком до 90 суток (в частности, по охране труда);
• к отстранению работников от работы (к примеру, по охране труда);
• к рискам дисквалификации должностных лиц;
• к значительной материальной ответственности (по оплате труда);
• к высоким административным штрафам (и где есть риск, что штраф будет применен по отношению к каждому нарушению отдельно).

Кроме того, при каждой проверке выявляют нарушения, которые не несут существенных рисков.

Шаг 6. Разрабатываем приоритетный план исправления нарушений

При формировании плана исправлений важно разделить нарушения по группам риска. Кроме того, обязательно распределите ответственность по их устранению между структурными подразделениями компании. Именно они изначально были обязаны соблюдать установленные требования законодательства. Таким образом, можно выделить нарушения:

• кадровой службы;
• бухгалтерии;
• службы охраны труда;
• нарушения юридического отдела и др. в зависимости от организационной структуры и логики распределения ответственности компании.

План исправления нарушений, рекомендуется утвердить приказом. Укажите в нем ответственных лиц, сроки выполнения, результат, который должен быть получен по итогам исправления и порядок его оформления.

Шаг 7. Помогаем исправить нарушения, и проводим пост-аудит при помощи специализированной организации

Важно не только оказать консультационную и (или) методологическую помощь специалистам компании по исправлению нарушений, указанным в шаге № 6, но и проконтролировать качество совершенных исправлений.

Как вариант, с этой целью можно провести профессиональный аудит (пост-аудит) по проверке выполнения плана исправления нарушений сотрудниками компании. Кроме того, всегда можно обратиться за оперативной и квалифицированной консультационной поддержкой.

Какие ошибки чаще всего выявляют при аудите правовых рисков, вы узнаете в нашем кейсе.

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор