Фиксированная выплата при разъездном характере работы

8 апреля 2026

Нас спрашивают:

«Можно ли при разъездном характере работы установить фиксированную сумму выплат в месяц, чтобы не компенсировать и не собирать ежемесячные расходы у работников?»

Наш ответ:

Да, Вы можете установить фиксированную ежемесячную выплату работникам с разъездным характером работы и не требовать от них ежемесячного предоставления авансовых отчетов с подтверждающими документами (чеки, квитанции).

Обращаем внимание, что такая выплата будет подлежать налогообложению (НДФЛ) и облагаться страховыми взносами в общем порядке.

Вместе с тем, в связи с применением такого подхода важно учитывать возможные риски и дополнительные расходы:

1. Налоговые и бухгалтерские риски.
При установлении фиксированной выплаты без документального подтверждения расходов возникает риск исключения таких сумм из расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль (ст. 252 НК РФ).

В силу ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Отсутствие таких документов (в том числе маршрутных листов, разъездных ведомостей, журналов учета поездок) повышает указанные налоговые риски и создает претензии со стороны контролирующих органов.

2. Трудовые риски.
Риск предъявления работниками требований о возмещении фактических расходов, если установленная выплата не покрывает реальные затраты.

3. Государственная инспекция труда может квалифицировать выплату как нарушение обязанности по возмещению фактических расходов (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ), при её недостаточном обосновании в ЛНА, что влечёт предписание и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

		 Практические рекомендации
	
		 В данном случае рекомендуется:

		закрепить в локальных нормативных актах и трудовых договорах (для признания выплат в расходах на оплату труда – ст. 255 НК РФ) порядок и условия выплат, включая указание на разъездной характер работы;
при использовании фиксированной выплаты в качестве компенсации обосновывать ее размер (например, на основании анализа типичных расходов за прошлые периоды);
применять комбинированный подход: фиксированная сумма (для предсказуемых расходов) и дополнительное возмещение фактических расходов по документам – для переменных затрат.