Оформление должностных инструкций
6 мая 2026
Нас спрашивают:
«Подскажите, пожалуйста, как правильно оформлять должностные инструкции работников, а именно:1. Какую общую формулировку можно использовать, чтобы не указывать полное название должности по всему тексту должностной инструкции?
2. Нужна ли подпись внизу каждой страницы или можно указывать ФИО и подпись работника только в конце документа?
3. Что делать работодателю, если сотрудник отказывается подписывать должностную инструкцию при приеме, переводе, при утверждении должностной инструкции, если ранее работник работал без должностной инструкции, при обновлении должностной инструкции?»
Наш ответ:
Рассмотрим вопросы по порядку.Вопрос 1. Какую общую формулировку можно использовать, чтобы не указывать полное название должности по всему тексту должностной инструкции?
Чтобы избежать многократного повторения полного наименования должности, в разделе «Общие положения» (пункт 1.1) после первого упоминания должности целесообразно предусмотреть сокращённое обозначение, используемое далее по тексту.
Например, формулировка может быть следующая: «Настоящая должностная инструкция определяет трудовые функции, права и ответственность работника, замещающего должность ____(наименование должности) ООО /АО____ (наименование организации) (далее по тексту – Работник)».
В дальнейшем по тексту должностной инструкции будет использоваться просто обозначение «Работник».
Вопрос 2. Нужна ли подпись внизу каждой страницы или можно указывать ФИО и подпись работника только в конце документа?
Действующее законодательство не содержит требований о проставлении подписи работника и/или его ФИО на каждой странице должностной инструкции.
Трудовое законодательство предусматривает только обязанность работодателя ознакамливать работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работников, под подпись (ст. 22, 68 Трудового кодекса РФ). Однако форма такого ознакомления не регламентирована.
ГОСТ Р 7.0.97–2025, регулирующий требования к оформлению документов, также не устанавливает обязанности размещения реквизита «Подпись» или ФИО на каждой странице документа и предусматривает лишь нумерацию страниц при оформлении документа на двух и более листах.
В целях минимизации рисков споров о подмене листов рекомендуется:
- пронумеровать страницы документа;
- при необходимости прошить документ и заверить его подписью уполномоченного лица и (при наличии) печатью организации.
Так как должностная инструкция в описанных случаях будет самостоятельным локальным нормативным актом, то работодатель обязан ознакомить работника с таким актом под подпись (ст. 22, 68 Трудового кодекса РФ).
Однако работодатель не вправе принуждать работника к подписанию такого документа.
Во всех случаях рекомендуется:
- фиксировать отказ путём составления акта об отказе от ознакомления/подписания в присутствии не менее трёх свидетелей с указанием даты, времени, ФИО свидетелей и причины отказа,
- предложить работнику ознакомиться с документом при свидетелях, при отказе зачитать содержание должностной инструкции, узнать причины отказа в ознакомлении.
1. Если работник отказывается подписывать должностную инструкцию при приеме на работу.
В силу ч. 1 ст. 68 Трудового кодекса РФ работодатель обязан ознакомить работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора.
В случае если кандидат отказывается от ознакомления с локальными нормативными актами либо не принимает предлагаемые работодателем условия, изложенные в них, трудовой договор с таким лицом может не заключаться, поскольку отсутствует согласование условий труда между сторонами.
2. Если работник отказывается подписывать должностную инструкцию при переводе (ст. 72.1 Трудового кодекса РФ).
Если перевод влечёт изменение трудовой функции, требуется письменное согласие работника и оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.
В случае отказа работника от подписания должностной инструкции составляется акт, при этом перевод без согласия работника невозможен.
Если работник, ссылаясь на отсутствие подписи в должностной инструкции, отказывается от выполнения новой трудовой функции при наличии надлежащим образом оформленного перевода, такие действия могут рассматриваться как неисполнение трудовых обязанностей.
3. Если ранее работник работал без должностной инструкции.
Здесь возможно два варианта:
Вариант 1. Если утверждаемая должностная инструкция не изменяет трудовую функцию работника (ст. 57 Трудового кодекса РФ), например, уточняют порядок выполнения прежних обязанностей, работодатель вправе ввести её в действие в одностороннем порядке.
Отказ работника от подписания фиксируется актом. При этом трудовые обязанности работника определяются новым локальными нормативными актами. Привлечение к дисциплинарной ответственности исключительно за отказ от подписи не допускается.
Вариант 2. Если изменения меняют круг трудовых обязанностей (то есть затрагивают трудовую функцию), это считается изменением условий трудового договора. В таком случае требуется согласие работника.
Необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 Трудового кодекса РФ). Если работник не согласен, работодатель может предложить ему другую работу. При отсутствии такой возможности и отказе работника от продолжения работы трудовой договор расторгается, с соблюдением гарантий, предусмотренных при сокращении штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ).
4. Если работник отказывается подписывать должностную инструкцию при ее обновлении.
В данном случае алгоритм действий аналогичен пункту 3.
Свяжитесь с нами!
Чтобы получить анкету для подготовки индивидуального предложения:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
