Сокращение документов для оптимизации документооборота

Сократить количество кадровых документов более чем в два раза – реально. Но на практике – страшно. Страшно по таким доводам:

  • «всегда вели, значит, для чего-то нужен»;
  • «документ требуют инспекторы»;
  • «ссылки в законе нет, но этот документ есть в применяемой автоматизированной системе, которую использует компания»;
  • «юристы сказали - лучше не исключать»;
  • «на этот документ ссылаются в комментариях к Трудовому кодексу, статьях в профессиональных журналах, в справочных правовых системах»;
  • «на семинаре рассказывали, что его надо вести»;
  • «документ указан в перечне актов, по которым установлены сроки хранения» и др.

Рассмотрим, по каким критериям выявить необязательные кадровые документы и как сократить их без рисков для компании.

ЕСТЬ СЛОЖНОСТИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ КЭДО?
Эксперты компании «Митрофанова и партнеры» разработают алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат и дадут рекомендации по построению КЭДО по каждой кадровой процедуре
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Электронный документооборот: цели, признаки, суть

Подробнее

Как выявить обязательные кадровые документы в организации

Как же понять, что документ можно исключить? Для этого следуйте простому правилу: нет ссылки на документ в нормативном правовом акте – значит, по законодательству он не является обязательным. Это и есть резерв для оптимизации документооборота.

Если на какой-то документ не ссылается нормативный правовой акт, еще не означает, что его нужно исключить из системы кадрового делопроизводства. Однако это прямое указание провести анализ на необходимость наличия документа в системе кадрового делопроизводства компании. При этом необязательно ссылаться именно на Трудовой кодекс – есть и другие нормативные правовые акты как источники права (по ст. 5 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Главная задача при оптимизации документооборота – проанализировать список кадровых документов на предмет их обязательного ведения

ВАЖНО!

Те документы, которые были выявлены как обязательные, оставьте для защиты рисков привлечения к ответственности. Те же документы, по которым вы не смогли найти ссылку на нормативный правовой акт – и есть источник для потенциальной оптимизации

Когда сохранять необязательные документы кадровой службы

Конечно, некоторые документы даже при отсутствии ссылки можно оставить в системе кадрового делопроизводства. Однако это актуально, когда аргумент «за» их ведение понятен и весом. Выбор не должен быть продиктован страхом:

  • убрать то, что десятилетиями велось до вас;
  • отстаивать перед заинтересованными лицами право больше не вести документ.
Через какое-то время после оптимизации вы почувствуете облегчение от того, что мелкими шагами объемы никому не нужных документов ушли из ежедневных обязанностей. Через пару лет после сокращения документооборота – также поймете, что ничего страшного не случилось. Вы будете проходить проверки, как проходили. Мир не «рухнет», и вы удивитесь, зачем до этого столько лет вели лишние документы. Боритесь со своим страхом и работайте эффективно.
РЕКОМЕНДАЦИЯ

Даже в самом щадящем варианте оптимизации всегда есть, от чего отказаться. Убрать лишние журналы или пару документов – это уже определенный шаг. Шаг к изменениям. Просто вернитесь к этому проекту через 2-3 месяца и уберите еще пару документов. А потом – сократите следующие

ПРИМЕР

Ситуация по оптимизации. В компании А для проведения процесса оптимизации была создана система внутренних документов - программа оптимизации процессов, в том числе кадрового делопроизводства, с обоснованиями повышения эффективности бизнеса.

Таким образом, все действия по оформлению оптимизированных бизнес-процессов были задокументированы. В каждом из них принимали участие юристы, которые подписывались под решениями о необходимости и необязательности документов со ссылками на законодательство или указанием на отсутствие таковых.

Итоги
По результатам было утверждено положение о ведении оптимизированного кадрового делопроизводства с обоснованием необходимого минимума бумажных и электронных документов. Обосновывалось, как будет доказываться выполнение тех или иных требований законодательства при проверках или конфликтах.

Выводы
Компания А шла по достаточно «жесткому» варианту оптимизации: количество документов было приведено близко к допустимому минимуму по законодательству. Так, общее количество видов кадровых документов после оптимизации составило 25 штук (5 бумажных и 20 электронных).

Тем не менее Компания А после этого проекта не только успешно прошла несколько проверок (в том числе две проверки ГИТ), но и выигрывала судебную практику (процент проигранных дел у них не увеличился).

Компания А – достаточна крупная. Она шла к таким показателям целых 2 года. Однако компания стремилась к оптимизации и преодолевала опасения, желая оптимизировать свою работу и расти профессионально

Помочь в этом всегда готова команда наших профессионалов. Обратитесь к нам за построением оптимальной системы кадрового делопроизводства. Повысьте эффективность кадровых процессов, сократите затраты рабочего времени на сопровождение кадровых процедур, увеличьте шансы на выигрыш компании в трудовых спорах и при прохождении проверок
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Оптимизация документооборота: с чего начать в кадрах

Подробнее


Материал подготовила Валентина Митрофанова,
эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам,
управляющий партнер компании «Митрофанова и партнеры»

Поделиться материалом
Скопировать ссылку