Проверяем соблюдение работодателем требования о соблюдении сроков уведомления работников о начале ежегодного оплачиваемого отпуска
16 апреля 2026
Проверочный лист, вопросОписание вопроса
Суть проверки
Цели проверки
Какие документы могут запросить инспекторы ГИТ
Что необходимо проверить
Возможные последствия при наличии нарушений
Проверочный лист, вопрос
Вопрос задается при проведении инспекционной проверки при применении Проверочного листа № 7 вопроса № 5. Вопрос звучит следующим образом:
«Работодатель соблюдает порядок извещения работников о времени начала отпуска - не позднее, чем за две недели до его начала?»
Описание вопроса
Вопрос № 5 проверочного листа № 7 направлен на проверку соблюдения работодателем требования о соблюдении сроков уведомления работников о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.
Нормативное основание: часть 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ.
Суть проверки заключается в том, чтобы проверить, заблаговременно ли работодатель уведомляет работников о времени начала отпуска.
Цели проверки заключаются в следующем:
1. Проверить соблюдение срока уведомления работников о времени начала отпуска.
Так, согласно части 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ работник должен быть уведомлен не позднее чем за две недели (14 календарных дней) до даты начала отпуска.
2. Проверить, ознакомлены ли работники под подпись с таким уведомлением.
Это обязательное условие закреплено частью 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ.
Без подписи работника уведомление не считается врученным.
3. Проверить, соблюдается ли процедура уведомления работников о дате начала отпуска при изменении даты отпуска.
Если период отпуска меняется (по инициативе работника или работодателя), необходимо вновь уведомить сотрудника о новой дате начала отпуска не позднее чем за 14 дней до неё. Это оформляется отдельным документом.
Какие документы могут запросить инспекторы ГИТ
- Уведомления/извещения работников о начале отпуска с подписью работника. Отсутствие такого документа или неподтверждённое ознакомление работника может свидетельствовать о нарушении.
- График отпусков. Инспекторы ГИТ будут сравнивать даты начала отпуска, утвержденные графиком, и даты, когда работник был уведомлен о дате начала отпуска.
- Приказы о предоставлении отпуска (если в Вашей организации такие приказы являются обязательными).
- Документы, подтверждающие дату отправки уведомления, если уведомление или извещение отправлялось по электронной почте или посредством почтовой корреспонденции.
- Локальные нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об отпусках и т.п.). В таких документах могут содержаться дополнительные требования к порядку извещения сотрудников о начале отпуска.
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. В них могут быть прописаны особые условия относительно порядка предоставления отпусков и извещения о них.
Для минимизации возможных рисков со стороны ГИТ работодателю необходимо проверить:
1. Соблюдаются ли в организации сроки уведомления работников о дате начала отпуска не позднее чем за 14 календарных дней до его начала.
Дата ознакомления работника с таким уведомлением должна быть не позднее чем за 14 календарных дней до даты начала отпуска.
2. Утверждена ли в организации форма уведомления /извещения о дате начала отпуска.
Действующим законодательством форма такого уведомления/извещения не утверждена, поэтому работодатель может разработать ее самостоятельно.
В уведомлении целесообразно закрепить: ФИО работника, его должность, дату начала отпуска, продолжительность отпуска.
3. Определен ли локальными нормативными актами способ уведомления работников о дате начала отпуска (например, работнику под подпись вручается отдельное письменное уведомление, или оно направляется через систему КЭДО (если электронный документооборот введен в организации)).
Рекомендуется, чтобы в локальных нормативных актах был определен порядок действия работодателя, если работник отказывается от ознакомления с таким уведомлением/извещением под подпись.
В этом случае целесообразно:
- на уведомлении поставить отметку в присутствии не менее двух других работников об отказе/невозможности ознакомления работника с уведомлением,
- возможно дополнительно составить акт об отказе/ невозможности ознакомления работника с уведомлением,
- целесообразно заверенную надлежащим образом копию уведомления направить работнику посредством почтовой корреспонденции заказным письмом с уведомлением.
4. Проверить, имеются ли подтверждения факта уведомления работников (личная подпись работников или отчеты об отправке/о вручении уведомления, если работник отказался подписывать и уведомление было направлено по почте).
5. Проверить, были ли факты, когда работодатель не уведомил работника о начале отпуска или сделал это позднее.
Если такие случаи были, необходимо проверить:
- наличие письменных заявлений работников о переносе отпуска в связи с несвоевременным уведомлением,
- если такие заявления есть, проверить, был ли отпуск перенесён на согласованный с работником срок,
- наличие соответствующих документов, подтверждающих перенос отпуска (например, дополнительных приказов, изменений в графике отпусков).
Если инспекторы ГИТ установят, что работодатель не исполняет обязанность по уведомлению работника о начале отпуска, то возможны следующие риски:
- выдача предписания об устранении выявленных нарушений,
- привлечение к административной ответственности по части 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- на должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей,
- на ИП – от 1 000 до 5 000 рублей,
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
