Дубликат трудовой книжки и новая трудовая книжка: в чем отличия

16 апреля 2026

Нередко на практике возникают ситуации, когда трудовые книжки работников приходят в негодное состояние или теряются.
На этот случай действующее законодательство предусматривает два варианта:
- оформить дубликат трудовой книжки,
- оформить новую трудовую книжку.

Разберем, в чем их основные отличия.

Содержание:
1. Дубликат трудовой книжки
2. Новая трудовая книжка
3. Общие выводы

1. Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки – это повторный экземпляр трудовой книжки, который полностью или частично воспроизводит информацию из утраченной или испорченной трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки имеет такую же юридическую силу, как и оригинал.

Когда выдается дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки может быть оформлен в следующих случаях:

утрата трудовой книжки работником или работодателем,
если трудовая книжка пришла в негодное состояние (ветхость, повреждения и т.д.),
в случае массовой утраты трудовых книжек работодателем из-за чрезвычайных обстоятельств (например, пожар, наводнение и т.д.).

Кто выдает дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки выдает работодатель, который внес последнюю запись в трудовую книжку (либо текущий, либо последний бывший работодатель) (п. 27 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Что является основанием для выдачи дубликата трудовой книжки?
Для получения дубликата трудовой книжки работник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением, указав причины для выдачи дубликата трудовой книжки (п. 27 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Какие сроки выдачи дубликата трудовой книжки?
Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки работнику не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки.
Порядок закреплен разделом V Приказа Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек".

1. На титульном листе указываются следующие сведения о работнике:

фамилия, имя, отчество (при наличии) указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома). Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;
после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнена трудовая книжка;

2. В разделе "Сведения о работе" в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

в графе 2 указывается дата приема на работу;
в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Важно

Обращаем внимание, что все записи в дубликат трудовой книжки вносятся только на основании документов (например, трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении, справок от предыдущего работодателя, сведений о трудовой деятельности и т.д.).

2. Новая трудовая книжка

Новая трудовая книжка оформляется в случае, если работник до 31 декабря 2020 года не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и в случае потери/утраты/повреждения трудовой книжки обращается за оформлением новой трудовой книжки.

Напомним, что для тех, кто впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка больше не оформляется.
В новую трудовую книжку прошлые периоды работы не вносятся, трудовая деятельность фиксируется «с чистого листа», поэтому в дальнейшем, при выходе на пенсию, работнику необходимо будет подтверждать свой трудовой стаж.

Кто выдает новую трудовую книжку?
Новую трудовую книжку выдает работодатель, у которого работник осуществляет трудовую деятельность (часть 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ).

Что является основанием для выдачи новой трудовой книжки?
Основанием для выдачи новой трудовой книжки является письменное заявление лица на выдачу новой трудовой книжки с указанием причины отсутствия трудовой книжки (часть 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ).

Какие сроки выдачи новой трудовой книжки?
Конкретные сроки выдачи новой трудовой книжки действующим законодательством не определены.

Однако, полагаем, что в таком случае возможно применить по аналогии сроки для внесения записей о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу – не позднее 5 рабочих дней (п. 9 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
Применительно к ситуации выдачи новой трудовой книжки, полагаем, что такой срок будет отсчитываться со дня подачи работником заявления.

Порядок оформления новой трудовой книжки.
1. Заполняется титульный лист трудовой книжки.

2. В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.

3. В графе 2 указывается дата приема на работу.

4. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Если работник принимается в структурное подразделение, то делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

5. В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

3. Общие выводы

Зафиксируем общие отличия дубликата трудовой книжки и новой трудовой книжки в виде таблицы.

Критерии сравнения	Дубликат трудовой книжки	Новая трудовая книжка
Цель оформления	Замена утраченной/ поврежденной трудовой книжки, восстановление документа.	Начало учета стажа с нуля.
Содержание	Указаны предыдущие периоды работы на основании имеющихся документов.	Указывается только текущий период работы без учета предыдущих периодов работы.
Наличие специальных пометок	Обязательна пометка "Дубликат".	Специальные пометки не предусмотрены.
Кто оформляет	Последний работодатель, которым была внесена последняя запись в трудовую книжку.	Новый работодатель.
Подтверждение стажа	Необходимо документальное подтверждение.	Документальное подтверждение прошлых периодов работы не требуется. Сведения вносятся на основании изданных нынешним работодателем документов.
Юридическая сила документа	Заменяет оригинал трудовой книжки, поскольку включает в себя весь стаж труда работника.	Учитывает стаж только с момента оформления.