Требования профессионального стандарта к специалистам по кадровому делопроизводству

27 ноября 2017

Требования профессионального стандарта к специалистам по кадровому делопроизводству.

06 октября 2015 года Минтруда утвердил профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом». В нем описано восемь обобщенных трудовых функций во всей профессии HR специалистов, одна из которых «А» – посвящена функции «Документационное обеспечение работы с персоналом».

Одна из основных задач профессиональных стандартов – построить в стране систему независимой оценки квалификации. На что именно будут проверять нас центры оценки квалификации?

Начнем с самого начала:

Название должности исполнителя функции «Документационное обеспечение работы с персоналом».

Профессиональный стандарт предлагает 4 возможных наименования должности:

При этом работодатель может указывать дополнения с конкретизацией отдела, категории, тарифного разряда. Во внутренних документах компании должны быть прописаны обобщенные трудовые функции, порядок определения категорийности и т.д.

Опыт работы, необходимый для занятия данной функцией?

Профессиональный стандарт не устанавливает требований к опыту работу, поэтому вхождение в профессию открыто для всех. Даже для тех, кто только закончил учебное заведение и еще не имеет стажа.

Требования к образованию специалистов в области кадрового делопроизводства, предъявляемые профессиональным стандартом?

  • Обязательно иметь среднее профессиональное образование;
  • Необходимо получить профессиональную переподготовку;
  • Необходимо пройти краткосрочное обучение по программам повышения квалификации тех же направлений;

Если среднее профессиональное образование получено по близким к профилю программам: управление персоналом, документационное обеспечение управлением, то проходить дополнительное профессиональное образование в виде программы профессиональной переподготовки не требуется. Но вот повышение квалификации необходимо будет пройти.

Обратите внимание, что профессиональную переподготовку можно получить в организации, имеющей образовательную лицензию, и курс должен продолжаться не менее 250 ак. часов.

Повышение квалификации – это совершенствование своих навыков в имеющейся профессии. Поэтому сначала эту профессию надо получить в виде среднего профессионального образования или профессиональной переподготовки, а потом уже повышать квалификацию в данной области.

5 квалификационный уровень, установленный для директоров по персоналу.

Порядок определения квалификационных уровней установлен приказом Минтруда России от 12.04.2013 N 148н “Об утверждении уровней квалификации в целях разработки проектов профессиональных стандартов”.

Уровни зависят от имеющихся полномочий, выполняемой функции, уровня ответственности, умений и характера знаний.

5 квалификационный уровень обозначает, что такие специалисты осуществляют самостоятельную деятельность по решению практических задач, требующих самостоятельного анализа ситуации и ее изменений, участвуют в управлении решением поставленных задач в рамках подразделения и несут ответственность за решение поставленных задач или результат деятельности группы работников или подразделения.

Что же входит в трудовые функции специалиста по кадровому делопроизводству?

Здесь важно разделять понятие трудовых функций и трудовых действий. Эти термины определены в Приказе Минтруда России от 29.04.2013 N 170н “Об утверждении методических рекомендаций по разработке профессионального стандарта” (п.2)

Трудовые функции, которые выполняет специалист по кадровому делопроизводству, при выполнении обобщенной трудовой функции: «Документационное обеспечение работы с персоналом»:

  • ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
  • ведение документации по учету и движению кадров;
  • администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

Эти трудовые функции могут быть прописаны в трудовом договоре специалиста по кадровому делопроизводству, согласно требованиям ст. 57 Трудового кодекса РФ. Либо, если он выполняет все эти три функции, в трудовом договоре можно указать сразу обобщенную трудовую функцию – «Документационное обеспечение работы с персоналом».

Трудовые действия, при этом, рекомендую вынести за пределы трудового договора и при необходимости закрепить в виде отдельных локальных нормативных актов: должностных инструкций, положений о структурных подразделениях или любых иных, принятых в компании.

Какие знания в соответствии с проф.стандартом, при выполнении функции «Документационное обеспечение работы с персоналом», должен иметь специалист по кадровому делопроизводству?

Разделим для удобства все указанные в профессиональном стандарте знания на 3 группы:

1 группа: базовые знания:

  • нормы этики и делового общения;
  • базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними.

2 группа: знания, которые работник приобретает в конкретной организации, и касаются специфики работы конкретной компании.

  • структура организации;
  • локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу.

3 группа: профессиональные знания, которые должен приобрести специалист по кадровому делопроизводству в процессе получения профильного образования:

  • порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
  • порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • основы документооборота и документационного обеспечения;
  • технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
  • порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам.

Еще есть большой блок специальных знаний в области законодательства:

  • трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
  • основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;
  • законодательство Российской Федерации о персональных данных;
  • нормативные правовые акты Российской Федерации;
  • права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации.

Соответственно, выбирая программу обучения, обязательно проверьте, будут ли все темы, указанные в профессиональном стандарте, рассмотрены в процессе учебного процесса.

Навыки специалиста по кадровому делопроизводству в соответствии с профессиональным стандартом.

  • разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
  • разрабатывать проекты кадровых документов;
  • оформлять организационные и кадровые документы в соответствии с требованиями гражданского, трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
  • вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
  • организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
  • анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
  • вести деловую переписку;
  • выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
  • работать с информационными системами и базами данных по ведению учета, движению персонала;
  • работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
  • разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
  • контролировать присутствие работников на рабочем месте;
  • соблюдать нормы этики делового общения.

Анализируя имеющиеся у Вас сейчас знания, Вы сами можете решить, по каким программам Вам нужно почитать профессиональную литературу, посетить краткосрочный семинар или тренинг, либо приобрести профессиональные знания и умения иным способом!

Автор статьи: Валентина Митрофанова