Работник «отпросился» с работы. Оформляем период отсутствия

19 апреля 2018

Большинство людей в нашей стране являются так называемыми «офисными» работниками,  занятыми с утра до вечера 5 дней в неделю. Все эти дни являются рабочими и для большинства государственных учреждений, а также многих коммерческих компаний. Очень сложно с таким графиком работы найти время, чтобы сходить, например, к нотариусу, в поликлинику или налоговую. Многие работодатели идут навстречу  работнику и «отпускают» его на пару часов сделать свои дела.

Это решение принимает руководство. Но как это документально оформить кадровому работнику? Нужны ли вообще какие-либо документы? Какую отметку проставить в табеле?

Разберемся в ситуации.

Допустим, работник будет отсутствовать 2 часа с разрешения работодателя. Необходимость оформления заявления работником и издания приказа об отсутствии работника законодательством не установлена. Если работник отсутствовал несколько часов, единственная законодательная обязанность работодателя – зафиксировать в табеле фактическое время работы работника (код «Я» и количество отработанных работником часов) и оплатить только отработанные сотрудником часы. Локальными актами лояльный работодатель может установить дополнительную льготу для работников – право отсутствовать определенное время в течение месяца с сохранением заработка. Но по закону у работника нет такой гарантии, и, если локальными актами иное не установлено, работник за эти несколько часов оплату не получит.

Хотя законодательных требований к оформлению заявления и приказа нет, причиной их оформления в данной ситуации может быть внутреннее удобство работы отделов компании (все ответственные лица будут иметь документальное подтверждение обоснованного отсутствия работника на работе, кадры, бухгалтерия будут в курсе, как табелировать работника и оплачивать это время).

Также плюсом оформления данных документов будет предотвращение конфликтов с работником по поводу правомерности отсутствия. Существует судебная практика, которая подтверждает, что доказательства факта законного отсутствия работника на рабочем месте лучше оформлять письменно (например, согласованное руководителем заявление работника или заявление работника и приказ) (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 19.09.2016 по делу N 33-12406/2016).

И даже если Вы уверены, что с работником проблем не возникнет, в трудовых отношениях лучше все-таки подтверждать все договоренности письменно.

Автор:
Журенкова Полина
Ведущий юрист департамента трудового права