Оптимизация кадрового делопроизводства

31 января 2018

В процессе трудовой деятельности специалиста отдела кадров создается множество различных документов, которые не только нужно верно оформить, но еще и найти время на заполнение и подпись у уполномоченного лица. И даже если все верно и вовремя оформлено, законодательство обязывает работодателя хранить документы в течение продолжительного периода времени. Если работников в организации достаточно много, оформление кадровых документов и их хранение создает много трудозатрат. К тому же, чем больше оформляется документов, тем больше вероятность допустить ошибку при их оформлении.

Как же упростить и систематизировать работу с кадрами, чтобы сэкономить финансовые и трудовые ресурсы?

Ответ на самом деле простой – убрать все лишнее. На практике в компаниях оформляется множество документов, которые не обязательны по закону. Некоторые кадровики даже не догадываются, что немалую часть документов, которые они заполняют на каждого работника, можно просто не оформлять. Но если внимательно изучить требования закона, мы увидим, что некоторые документы вовсе не обязательны.

Как Вы думаете, какие из нижеперечисленных документов не обязательны?

  • приказ о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • приказ о переводе работника на другую должность;
  • журнал регистрации трудовых договоров;
  • заявление о приеме на работу;
  • заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (по графику);

журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и работников, прибывших в организацию, в которую они командированы;

личное дело работника.

На самом деле, ни один из указанных документов не является обязательным. И это лишь пример. На практике документов, оформление которых необязательно по закону, но оформляется постоянно, может быть гораздо больше.

Каждый работодатель, проанализировав ситуацию в своей компании, сможет составить подобный список. Исключив их из оборота, у специалиста появится время на другие, более важные и действительно обязательные документы и процедуры.

Конечно, многие оформляют данные документы зная, что делать это необязательно. Это может быть нужно для внутреннего удобства, взаимодействия между подразделениями. Но выявить документы, которые не несут практической пользы, все же можно.

Также можно сократить объем документов при производстве процедур. Например, при привлечении работника к работе в выходной день, предусмотреть отметку работника о согласии в самом уведомлении, чтобы не получать согласие отдельным документом.

То же можно сделать при уведомлении работника о сокращении численности. При сокращении работнику необходимо предложить имеющиеся вакансии. Их можно предложить сразу в уведомлении о сокращении и предусмотреть графу, где работник сможет выбрать одну из предложенных вакансий, а уведомление вернет работодателю.

При приеме на работу у соискателя часто запрашиваются документы, которые впоследствии не несут никакой практической пользы, но при этом, получив их от работника, работодателю приходится их хранить. Если запрашивать только действительно необходимые документы, не просить соискателей заполнять разные анкеты, тесты и т.д., содержащие множество лишних сведений, то удастся значительно сократить объем архивных документов.

Исключив лишнее, можно задуматься над тем, какие документы вести нужно, но можно исключить из бумажного документооборота (вести в электронном виде).

В электронном виде можно вести все те документы, которые компания «придумала» сама. То есть те, формы которых разработал и использует сам работодатель для внутреннего удобства, но по закону их оформлять в принципе не обязательно. Это могут быть различные служебные записки, заявления, объяснения.

Для оптимизации важно также не только сократить объем документов, но и заполнять их без нарушений. Так как уровень знаний работников обычно разный, для предотвращения ошибок, работодатель может принять локальный акт, который будет содержать инструкцию заполнения тех или иных документов, образцы заполнения данных документов, а также процедуры, которые необходимо соблюдать работникам отдела кадров. Четкие и развернутые указания с последовательностью какие действия производить и каким образом заполнять документы, могут предотвратить возникновение нарушений и, соответственно, помогут избежать административной ответственности в случае проверки.

Если в организации ведутся только нужные документы, а заполнение их происходит в соответствии с законом, экономятся трудозатраты работников и денежные средства работодателя.

Не стоит также забывать и о сроках хранения документов. В некоторых случаях они довольно продолжительные – могут достигать 75 лет, а некоторые документы хранятся постоянно. Но есть и те, срок хранения которых не так велик.

Например, график отпусков. Если сейчас в своей организации Вы поищите график отпусков на 2016 год, большинство из Вас его найдет спокойно хранящимся в папке. В то время как срок хранения графика отпусков – 1 год. И, принимая во внимание, что данный срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, можно прийти к выводу, что график отпусков на 2016 год к настоящему времени должен был быть уже уничтожен.

Так как сам порядок уничтожения законодательством прямо не регламентирован, работодатель вправе определить его самостоятельно. Например, самый распространенный способ – создать комиссию из работников организации, в их присутствии уничтожить документ, составить акт об уничтожении, который будет подписан всеми членами комиссии.

Следите за сроками хранения документов, уничтожайте их вовремя и объем хранящейся в организации документации не будет создавать неудобств.

Конечно, исходя из специфики работы, каждый работодатель может дополнительно выявить индивидуальные способы оптимизировать кадровый документооборот. Любые способы, направленные на сокращение документооборота и уменьшение «технической» работы, будут полезны. Главное в этом – предварительный тщательный аудит ситуации и выявление «лишних действий».

Автор:
Журенкова Полина
Ведущий юрист департамента трудового права