Законность KPI в новых требованиях законодательства о премиях. Оценка эффективности системы KPI
Систему КРI – «ключевых показателей эффективности» — активно начали применять в России с 2010 г. Инициаторами применения этой системы являлись прежде всего дочерние организации крупных западных компаний, в России же она не прижилась.
Сегодня все больше и больше компаний уходит от KPI ввиду ее неэффективности, а также по причине изменений в законодательстве о премировании. Поговорим об этом подробнее.
- Оценка эффективности применяемых систем KPI
- «Правильный и неправильный» KPI. Принципы системы KPI, утерянные в процессе внедрения
- Количество показателей KPI
- KPI через призму новых требований законодательства по премиям с 01.09.2025
- Типичные ошибки / зоны риска при применении системы KPI в связи с изменением законодательства по премированию
- Плановые показатели и фактическое подтверждение их выполнения — документальные доказательства
- Рекомендации работодателю
ПРОВЕРИМ И ИСПРАВИМ ВАШИ ЛНА ПО ПРЕМИРОВАНИЮ
Нарушения по оплате труда – самая частая причина обращения работников в судебные инстанции. Неправильно оформленные ЛНА по оплате труда — это не только риск повышенного внимания со стороны трудовой инспекции, но и возможные трудовые споры с работниками. Именно поэтому работодателю критически важно правильно организовать систему оплаты труда и, в частности, систему премирования в соответствии с требованиями законодательства.
По вашему запросу мы готовы помочь проверить и скорректировать ваши документы по оплате труда или проконсультировать по самым сложным вопросам оплаты труда и премирования
По вашему запросу мы готовы помочь проверить и скорректировать ваши документы по оплате труда или проконсультировать по самым сложным вопросам оплаты труда и премирования
Оценка эффективности применяемых систем KPI
Оценка – это всегда субъективный показатель. Во избежание субъективной оценки эффективности труда и существует KPI, который подразумевает, что оценка будет производиться по критериям, позволяющим дать ее справедливо и объективно.Поэтому каждая организация разрабатывает свои системы оценок эффективности KPI исходя из специфики деятельности. Так, критерии эффективности HR-специалистов не могут быть применимы, например, к производителям игрушек.
Статистические данные показывают, что системой KPI недовольны порядка 95% опрошенных респондентов различных уровней – от обычных рядовых сотрудников до руководителей бизнесов.
Даже внутри одной компании оценка системы KPI может быть очень разной. Сотрудники считают, что система сплошь и рядом несправедлива и неверно оценивает их вклад в успех организации. В свою очередь, руководство компаний уверено, что система не показывает ни ожидаемого улучшения функционирования бизнеса, ни роста его управляемости.
Таблица 1. Чем недовольны разные уровни сотрудников при внедрении системы KPI
В настоящее время система KPI преимущественно развивается в западных странах, сейчас ее вводят куда больше предприятий и крупных компаний. Результаты исследования Sales Benchmark Index за 2024 год показали, что системы KPI положительно влияют на управление продажами. Согласно им, компании, использующие KPI, на 37% чаще достигают или превосходят свои годовые планы по выручке.
Таким образом, оценить эффективность или неэффективность KPI можно только после внедрения в свой бизнес, соблюдая все принципы системы, о которых поговорим чуть ниже.
«Правильный и неправильный» KPI. Принципы системы KPI, утерянные в процессе внедрения
Конечно, любая система хороша, когда ее правильно применяют. Неправильное применение системы KPI, наоборот, порождает различного рода трудности и проблемы. Когда мера становится целью, это приводит к сложному учету показателей и близорукости мышления, порождая неполноту исследования и возникновение эмерджентности (когда возникающие новые сложности уже нельзя объяснить через отдельный их анализ, а необходимо анализировать всю систему в целом).Чуть выше мы уже указывали на то, что нет каких-то единых, универсальных критериев оценки эффективности KPI, что указывает на ее гибкость и адаптивность. Именно такими свойствами и должна обладать система, приводящая компанию к успеху и процветанию.
Изначально предполагалось, что система KPI позволит компаниям легко менять свои цели, и через изменение под новые цели изменять наборы индикаторов и их целевые значения, быстро перенаправлять ресурсы и внимание сотрудников на достижение уже новых, видоизменённых целей.
Поэтому предполагалось, что расчет премий сотрудникам на основании KPI (на основании измеримых и объективных индикаторов) заставит сотрудников и работать лучше, и считать, что компания оценивает их работу и старания справедливо, тем самым позволив удерживать наиболее эффективных сотрудников.
Однако такие важные критерии, как гибкость и адаптивность, были утеряны. Компании теряются в своих системах, что приводит к появлению следующих проблем:
- системы KPI слишком громоздкие, в них не может разобраться даже специалист по их сопровождению;
- цели и индикаторы не меняются, что приводит к торможению при необходимости внешнего и внутреннего изменения организации, в связи с чем более 95% руководства считают систему неэффективной;
- отток лучших специалистов по причине недовольства системой KPI;
- внедренные системы KPI приводят к провалам устойчивости и потере стратегической эффективности компаний в среднесрочной и катастрофическим провалам в долгосрочной перспективе.
Следовательно, эффективность системы KPI можно оценить только при правильном ее внедрении, при соблюдении всех принципов единовременно и при сохранении самых главных свойств системы – гибкости и адаптивности.
Количество показателей KPI
Для расчета KPI используют матрицу, которая помогает визуализировать, насколько определенный показатель важен для достижения целей компании. Матрица KPI — это таблица с набором характеристик для каждого ключевого показателя.Чтобы оценить эффективность работы отдела/компании или отдельного сотрудника, в конце отчетного периода нужно посчитать общий коэффициент результативности по всем KPI, за которыми он следит. Если коэффициент результативности меньше 100%, значит, отдел/компания/сотрудник не достиг KPI.
Чем меньше показателей для оценивания KPI, тем легче управлять системой. Система приобретает свойства понятности (даже для обычного рядового сотрудника), за ней легко следить, ее легко изменять и адаптировать под новые цели (при необходимости).
Таблица 2. Количество и содержание показателей KPI
Таблица 3. Пример расчета премии по KPI
Следовательно, чем выше уровень сотрудника в организации, тем меньше у него должно быть KPI.
Так, показатели нижнего порядка выполняются всегда. Чем больше вес KPI, тем больше усилий требуется от сотрудника. Соответственно, предельное количество показателей для премирования по системе KPI 5 +/- 2, оптимальное же – 2-3.
Остальные же важные показатели для компании могут быть вложены в систему стимулирования через иные инструменты (например, премии, поощрения).
ВАЖНО
Параметры KPI должны быть базовыми, управляемыми и стратегичными:
- Базовые – это конкретные параметры, которые можно измерить и достигнуть;
- Управляемые – это параметры, основанные на связи показателей и функции работника. Работник может влиять на показатели своим результатом, а сам показатель (вес) является значимым;
- Стратегичные – это параметры, которые устанавливают фокус внимания на показателях, имеют связь с целями и функциями компаниями, имеют мотивационные качества (системный учет)
KPI через призму новых требований законодательства по премиям с 01.09.2025
Напомним, что до 2020 г. судебная практика трактовала премию не иначе как право работодателя, а не гарантированную выплату.С 2020 г. судебная практика стала меняться в пользу работника. Судебные органы определяют работника как экономически слабую сторону правоотношений, которая нуждается в защите.
Вторая половина 2023 г. вновь приводит к изменению судебной позиции: суды исходят из того, что премия – это часть заработной платы, которая гарантирована работнику (является обязательной). Правоприменители, в том числе Конституционный суд РФ, фактически апеллируют к изменению положений ст. 135 ТК РФ, новая редакция которой применяется с 01.09.2025.
Сегодня премию можно считать частью заработной платы, если она устанавливается (зависит) от качества и эффективности труда, продолжительности работы, наличия (отсутствия) дисциплинарных взысканий, а также от иных показателей, связанных с трудом.
Соответственно, снижение заработной платы возможно только в части премий, и в части премий, которые являются частью заработной платы. При этом основанием для снижения является наличие дисциплинарного взыскания (его применение) в период начисления премий.
Следует также помнить, что размер снижения премии не может быть более 20% от месячной заработной платы.
Таким образом, в случае установления системы KPI и недостижения целевых показателей размер снижения премии и основания снижения подпадают под правила ст. 135 ТК РФ, что еще раз говорит о необходимости детальной проработки системы KPI, ее адаптивности и гибкости, а также взаимосвязи именно с показателями труда.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ
Судебная практика: выплата годовой премии работнику, который увольняется до конца года
Типичные ошибки / зоны риска при применении системы KPI в связи с изменением законодательства по премированию
Вновь возвращаемся к ст. 135 ТК РФ.Отсюда, собственно, и возникают типичные ошибки:
- Показатели KPI не связаны с трудом работника, а связаны, например, с финансовым результатом всей компании;
- Работник не может напрямую влиять на выполнение показателей KPI, Например, показатели работника, производящего продукт, связаны со сбытом продукта (работник только производит, сбытом занимается отдел продаж, соответственно, данный критерий не связан с показателем работника). Другой пример — когда на работника относят качество продукции, от него независящее (например, поставили некачественное сырье, из которого невозможно создать качественный предмет).
- Система KPI описана таким образом, что возможно обвинение в снижении премии. Например, имеются такие формулировки, как «При невыполнении показателя N коэффициент премирования снижается на ___ %».
Ошибки в применении KPI создают почву для возникновения определенных рисков. Так, указанные выше ошибки могут привести:
- к признанию премии по системе KPI не связанной с трудом, а отсюда - исключение ее из оплаты труда и себестоимости с отнесением размера ее выплаты на прибыль;
Кроме того, это может повлечь за собой:
1. доначисление налогов, если ФНС признает, что сторона получила в результате мнимой сделки необоснованную налоговую выгоду;
2. уголовная ответственность за подлог документов (ст. 292 УК), сокрытие налогов и др.
3. административная ответственность за некорректное оформление бухгалтерских документов.
- к доначислению премии, выплаченной в меньшем размере, в случае конфликта с работником и судебным разбирательством. Неполная выплата заработной платы может привести к дополнительной административной ответственности организации и руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ).
КАК ПОКАЗАТЬ СВЯЗЬ ОЦЕНИВАЕМОГО ПАРАМЕТРА С ТРУДОМ РАБОТНИКА
-
Критерий оценивания непосредственно должен быть связан с трудом работника (его трудовой функцией, прописанной в трудовом договоре);
-
Достигнутый параметр (результат) должен напрямую вытекать из трудовой деятельности работника;
-
Работник должен иметь возможность влиять на показатель (результат). Например, работник должен в месяц изготовить 10 деталей. Если он производит больше, значит, растет и показатель результата, производит меньше — следовательно, результативность снижается;
-
Недостижение параметра связано исключительно с неэффективностью, недобросовестностью сотрудника. То есть базовый результат должен быть выполним (его достижение возможно любым работником с аналогичной трудовой функцией).
Таблица 4. Последствия признания премии на основании KPI, не связанных с трудом и не входящих в систему оплаты труда
Плановые показатели и фактическое подтверждение их выполнения — документальные доказательства
Вернемся к показателям KPI. Они могут быть:- Количественные – устанавливаются от количественных критериев (например, объем продаж, финансовый результат и пр.);
- Качественные – устанавливаются от качественных характеристик (например, качество работы, добросовестность), как правило, данный критерий носит субъективный характер;
- Смешанные – когда объединяются и количественные и качественные характеристики (например, производство 10 игрушек надлежащего качества, где надлежащее качество – это ровные швы, каждая деталь на своем месте и пр.).
То есть, для подтверждения начисления и выплаты премии по системе KPI недостаточно иметь только приказ о начислении и выплате премии. Документально должны быть подтверждены:
- основания для выплаты премии;
- подтверждение выполнения (достижение) параметров для начисления премий
Например, количественные показатели могут быть подтверждены:
- Документами, подтверждающими приходы, расходы и методику расчета прибыли;
- Документами, подтверждающими финансовый план, факт и методику расчета финансовых показателей;
- Документами, подтверждающими показатели выполнения плана продаж, изготовления необходимого количества продукции, ее учет;
- Документами, подтверждающими планы по количеству вакансий, нормативной численности и документы, подтверждающие выполнение показателей.
Качественные показатели могут быть подтверждены:
- Наличием описания термина (например, если мы используем термин «качественный продукт», то должны описать, а что для организации подразумевается под данным термином);
- Характеристиками, по которым будет оцениваться выполнение показателя
- Процедурой оценки, если применяется «добросовестное отношение», то должны быть критерии оценивания добросовестного отношения, например, отсутствие опозданий, сдача отчетов в срок и пр.
- Ответственными лицами (лицом), которые проводят оценку – создание комиссии или назначение ответственных лиц;
- Формой документа, в котором отражаются результаты оценки – акт, оценочный лист
- Порядком доведения оценки до работника, а также порядком несогласия, направления возражений со стороны работника.
РИСКИ РАБОТОДАТЕЛЯ
-
Признание премии на основании KPI не связанной с трудом, соответственно, исключение ее из оплаты труда и себестоимости с отнесением размера ее выплаты на прибыль
-
В случае конфликта с работником признание незаконным выплаты премии в меньшем размере и доначисление премии
Рекомендации работодателю
Рекомендуем работодателям обратить особое внимание на эффективность и гибкость системы КPI при ее внедрении в организации, а также провести аудит уже имеющейся системы.Дополнительно необходимо:
- разработать формы типовых учетных документов,
- назначить должностных лиц, уполномоченных подписать учетные документы с плановыми и фактическими параметрами,
- организовать порядок ознакомления работника с учетными документами (плановыми показателями и оценкой фактического результата, влияющего на премию).
Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры"
