Внеплановая документарная проверка ГИТ: общие вопросы

12 марта 2026

Рассмотрим, что такое документарная проверка, какой порядок проведения внеплановой документарной проверки, что нужно сделать, если в отношении вашей организации согласовали проверку, а также практические рекомендации, которые помогут минимизировать риски проведения внеплановых проверок и возможного привлечения к административной ответственности.

Содержание:

Документарная проверка: понятие, правовое регулирование.
Порядок проведения внеплановой документарной проверки.
Готовимся к проверке: алгоритм действий.
Какие права есть у работодателя при проведении проверки ГИТ?
Практические рекомендации для минимизации возможных рисков.

1. Документарная проверка: понятие, правовое регулирование.

С 2020 года деятельность контрольно-надзорных органов претерпела значительные изменения, включая введение моратория на проведение внеплановых проверок, а затем и его отмену.

Несмотря на то, что в настоящее время основным направлением контрольно-надзорных органов является профилактика и предупреждение нарушений, проверки (как документарные, так и выездные) остаются одним из основных инструментов контроля.

Разберемся, что собой представляет документарная проверка.
Легальное понятие документарной проверки звучит следующим образом: «Документарной проверкой является контрольно-надзорное мероприятие, которое проводится по месту нахождения контрольного (надзорного) органа и предметом которого являются исключительно сведения, содержащиеся в документах контролируемых лиц, устанавливающих их организационно-правовую форму, права и обязанности, а также документы, используемые при осуществлении их деятельности и связанные с исполнением ими обязательных требований и решений контрольного (надзорного) органа».

Это определение закреплено в ст. 72 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле».
Иначе говоря, документарная проверка – это форма контроля, которая проводится по месту нахождения ГИТ (то есть без выезда в организацию) на основании предоставленных работодателем документов.

Документарная проверка может быть как плановой (то есть запланированной заранее по плану проверок), так и внеплановой (то есть проводимой вне заранее утвержденного плана проверок).
В настоящей статье мы рассмотрим основания для проведения внеплановой документарной проверки.

Правовое регулирование проведения документарной проверки осуществляется следующими нормативно-правовыми актами:

Трудовой кодекс РФ (Глава 57),
Федеральный закон от 31.07.2020 N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации",
Постановление Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230 "Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права".

2. Порядок проведения внеплановой документарной проверки ГИТ.

Порядок проведения внеплановой документарной проверки можно представить следующим образом:

1. Уполномоченное лицо ГИТ при выявлении оснований для проведения внеплановой проверки готовит необходимый пакет документов, принимает решение о проведении проверки.

2. Пакет документов с решением о проведении проверки направляется в органы прокуратуры для согласования контрольного (надзорного) мероприятия посредством Единого реестра контрольных (надзорных) мероприятий (ЕРКНМ).

3. В случае согласования проверки органами прокуратуры, в личный кабинет контролируемого лица (работодателя) приходит уведомление о проведении такой проверки. В этом же личном кабинете возможно выгрузить решение о проведении проверки.

4. Инспектор ГИТ изучает, есть ли в его распоряжении документы организации, которые необходимы для проведения такой проверки.

5. Если документов нет, то инспектор ГИТ направляет работодателю требование о необходимости предоставить документы для проведения проверки.

6. Работодатель должен предоставить запрашиваемые документы в течение 10 рабочих дней с момента получения соответствующего требования. Копии документов могут быть предоставлены как на бумажном носителе (заверенные надлежащим образом), так и в виде электронного документа.

Рекомендуем конкретный способ предоставления документов уточнять у инспектора ГИТ, который проводит проверку.

В случае непредоставления таких документов инспектор ГИТ составляет протокол по части 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ и направляет материалы дела в суд для принятия решения о привлечении работодателя к административной ответственности.

7. Далее после получения инспектором ГИТ документов осуществляется собственно анализ предоставленных документов на предмет их соответствия действующему трудовому законодательству.
Срок проведения проверки не может превышать 10 рабочих дней.
При необходимости инспектор ГИТ может запросить дополнительные документы.
В таком случае срок проведения проверки приостанавливается до момента предоставления таких документов.

8. По окончании проведения проверки инспектор ГИТ составляет акт контрольного (надзорного) мероприятия, в котором описываются выявленные нарушения.
Если нарушения отсутствуют, то в таком акте указывается, что нарушения не выявлены.

Работодатель имеет право присутствовать при составлении акта контрольного (надзорного) мероприятия, а также делать пометки о несогласии с выявленными нарушениями (если не согласен).
Заверенная надлежащим образом копия акта контрольного (надзорного) мероприятия выдается работодателю.
Акт о контрольного (надзорного) мероприятия выгружается также на портале ЕРКНМ.

9. Если нарушения не выявлены, то проверка на этом прекращается.

10. Если же нарушения были выявлены, то инспектор ГИТ вправе:

выдать работодателю предписание об устранении выявленных нарушений, установив сроки исполнения такого предписания,
составить протокол о возбуждении дела об административном правонарушении.

11. Работодатель обязан исполнить указанное предписание в установленный срок.
Если по каким-то причинам работодатель не может исполнить в установленный срок предписание, то он вправе подать ходатайство о продлении срока исполнения предписания.

Сделать это необходимо заранее, до истечения срока на исполнение предписания, поскольку при отсутствии такого ходатайства, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по части 23 ст. 19.5 КоАП РФ.

3. Готовимся к проверке: алгоритм действий.

Если Вам пришло уведомление о принятии решения о проведении внеплановой документарной проверки в отношении Вашей организации или требование о предоставлении необходимых документов, то следует действовать последовательно:

1. Проверить законность решения о проведения проверки:

содержит ли решение о проведении проверки QR-код для отслеживания проверки в реестре, подписано ли решение усиленной квалифицированной подписью,
изучить предмет проверки и перечень запрашиваемых документов: определить, что именно будет проверять инспектор ГИТ, соответствуют ли запрашиваемые документы предмету проверки,
уточнить сроки предоставления таких запрашиваемых документов, а также способ предоставления таких документов у инспектора ГИТ.

2. Подготовить запрашиваемые ГИТ документы:

возможно составить список документов, которые необходимо предоставить (например, учредительные документы, трудовые договоры, кадровые документы (приказы и распоряжения работодателя),
самостоятельно проанализировать соответствие таких документов требованиям трудового законодательства,
подготовить копии таких документов.

3. Если запрашиваемые документы отсутствуют, то следует документально подтвердить причину отсутствия таких документов (например, составить акты об отсутствии документов) или если такие документы были уничтожены, то приложить акты об уничтожении документов.

4. Если запрашиваемые документы не представляется возможным предоставить в установленный срок, то следует:

направить инспектору ГИТ ходатайство о невозможности представления документов в установленный срок с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленный срок, и срока, в течение которого контролируемое лицо может представить истребуемые документы.
В течение 24 часов инспектор продлевает срок представления документов или отказывает в продлении срока, о чем составляется соответствующий электронный документ и информируется контролируемое лицо любым доступным способом.
начать готовить документы, не дожидаясь ответа инспектора ГИТ.

5. При общении с инспектором ГИТ рекомендуем сохранять вежливость.

6. Целесообразно фиксировать время взаимодействия с инспектором ГИТ, а также предмет требований, по которому произошло взаимодействие.

7. После предоставления документов следите за ходом проведения проверки: особенно за сроками.

8. Получите акт проверки.

Если Вы будете не согласны с результатами проведенной проверке, то поставьте об этом отметку в самом акте и подготовьте письменные возражения.

9. Исполните в установленный срок выданное предписание об устранении выявленных нарушений.

Если исполнить предписание в установленные сроки будет невозможно, то подать ходатайство о продлении срока исполнения предписания.

10. В случае несогласия с актом проверки и (или) выданным предписанием, вы можете его обжаловать в течение 15 дней с даты получения акта.

4. Какие права есть у работодателя при проведении проверки ГИТ?

При проведении проверки у работодателя есть не только обязанности (например, предоставлять запрашиваемые документы и письменные пояснения, обеспечить беспрепятственный доступ на территорию работодателя), но и ряд прав, которые гарантируются в силу закона.

Так, при проведении проверки (как документарной, так и выездной), работодатель вправе:

1. присутствовать при проведении проверки, давать разъяснения по вопросам проведения проверки.

Это означает, что работодатель, а также уполномоченный представитель работодателя могут присутствовать на месте проведения проверки, а также наблюдать за ходом действий инспекторов ГИТ и при необходимости разъяснять инспекторам некоторые особенности деятельности организации, которые имеют отношение к предмету проверки.

2. получать от уполномоченного лицам ГИТ информацию, которая относится к предмету проверки.

Работодатель может запрашивать у инспектора ГИТ сведения о цели, методах и других обстоятельствах проверки.

3. получать от ГИТ информацию о сведениях, которые стали основанием для проведения проверки (например, с жалобой работников, требованием прокурора о проведении проверки, решением о проведении проверки и т.д.).

4. знакомиться с результатами проверок, сообщать о своем согласии или несогласии с результатами.

Работодатель имеет право ознакамливаться с актом проверки, а также ставить отметку в акте проверки о несогласии с результатами проверки.

5. обжаловать действия (бездействие) сотрудников ГИТ как в досудебном порядке, так и в судебном порядке.

Практические рекомендации

Для минимизации возможных рисков в виде привлечения к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства, рекомендуем:

1. Проводить аудит кадровых документов и локальных нормативных актов на предмет соответствия действующему трудовому законодательству не реже 1 раза в год.
Возможно проводить самоконтроль, например, с помощью сервиса «Электронный инспектор» на сайте онлайнинспекция.рф.

2. Осуществлять мониторинг изменений трудового законодательства для своевременного изменения локальных нормативных актов и трудовых договоров (при необходимости).

3. Соблюдать требования законодательства в части охраны труда (своевременно проводить инструктажи, обучение и проверку знаний, проводить специальную оценку условий труда в установленные сроки, выдавать работникам СИЗ и обеспечивать санитарно-бытовые условия).

4. Осуществлять контроль за соблюдением прав работников (в частности, за своевременной и полной выплатой заработной платы, за соблюдением порядка предоставления отпусков, соблюдения режима труда и отдыха, порядка увольнения и т.д.)

5. Своевременно взаимодействовать с инспекторами ГИТ, предоставлять в установленные сроки запрашиваемые документы или уведомлять о невозможности их предоставления.